Uniform hjelper NAV å tenke nytt

Steg fire = prototyping. Teamet prøver den klikkbare prototypen de har utviklet. Dagen etter skal den testes av fastleger.

NAV vil digitalisere med brukeren i fokus. For å lære ny metodikk og få hjelp på veien har de engasjert Uniform.

Publisert 20.06.2018

Om du blir sykemeldt så er du avhengig av at legen din og NAV har en god dialog; at det formelle tas hånd om raskt og effektivt, så du selv kan fokusere på det som er viktigst, nemlig å bli frisk.

For å gjøre denne prosessen smidigere og mer brukersentrert, er NAV i gang med å digitalisere sykefraværsoppfølgingen. Det overordnede målet er å få sykemeldte raskere tilbake i jobb, blant annet ved å bedre oppfølgingen av den sykemeldte og samhandlingen mellom de fire hoveaktørene i NAV: den sykemeldte, legen, NAV-veilederen og arbeidsgiveren.

Hva ville Harry Potter gjort?

«Tenk om all informasjonen om den sykemeldte kunne blitt overført med et knips, som en trylleformel, mellom leger og saksbehandlere i NAV»

Åtte personer med ulike stillinger i NAV har blitt oppfordret til å tenke utenfor boksen: Hvordan ville et barn løst dette? Eller Harry Potter? 

De er samlet for tredje dag på rad. Sammen skal de komme frem til nye løsninger som skal gjøre kommunikasjonen mellom leger og NAV enklere. I morgen, siste dag, skal de teste en prototype av løsningen sin på flere fastleger.

Samlingen er den siste av tre designsprinter (se faktaboks) som designbyrået Uniform fasiliterer for NAV. For NAV er målet med sprintene å lære ny metodikk og komme frem til nye løsninger som skal gjøre tjenestene de tilbyr mer brukersentrerte og effektive. 

«Gjennom å tørre mer – tørre å kaste oss ut i det og teste løsninger sammen med dem som bruker dem – har jeg forventninger om at vi skal klare å finne frem til noe som vi ellers ikke hadde funnet på,» forklarer Kristian Munthe som leder sykefraværskontoret i arbeids- og velferdsetaten.

Google Design Sprint

En intensiv 5-stegsprosess som bygger på Design Thinking. Bruker designmetodikk, brukerinnsikt, prototyping og testing for å utforske en gitt problemstilling.

Gjennom rask prototyping og testing får en tidlig avdekket hvorvidt et konsept er verdt å videreutvikle, samt hva som må forbedres eller endres for å møte brukerens behov på best mulig måte.

I utgangspunktet er designsprinten lagt opp til fem dager, men det kjøres ofte varianter på to, tre eller fire dager basert på antall dager tilgjengelig. Strukturen er den samme uavhengig av antall dager.

google design sprint

Orden i kaoset

Ingunn Aursnes, Stig Melon-Bratvold og Maria Berg-Leirvåg fra Uniform er med for å fasilitere prosessen og lære bort metodikken.

«Prosesser som denne er intense. Det er mye kompetanse samlet i ett rom, og vi beveger oss fra start til slutt i raskt tempo,» forklarer Berg-Leirvåg.

«I en designsprint har du en oppskrift – det er steg en skal gjennom. I alle prosesser så kommer en før eller siden til et punkt hvor en ikke vet hvor en skal. Da må en stole på prosessen.».

Till tross for at det er en oppskrift som skal følges, er hver sprint helt forskjellig; sprinten formes i stor grad av menneskene som er med. Berg-Leirvåg forteller at prosessen er gøy, slitsom og utfordrende, og at man føler seg lettet når man kommer ut på andre siden.

Designerne og fasilitatorerene fra Uniform sin viktigste rolle er å opprettholde kontinuiteten i arbeidet – «holde orden i kaoset».

«Designsprint er én av metodikkene vi bruker i Uniform, vi velger metodikken ut fra hvert enkelt prosjekt og hva som passer. Fordelen med designsprint er at vi får testet løsninger raskt og jobbe tett med kunden,» forteller Berg-Leirvåg.

Bak (f.v.): Stig Melon-Bratvold (Uniform), Maria Berg-Leirvåg (Uniform), Patrycja Adamczuk (NAV Bergenhus), Agnes Berentsen (NAV Bergenhus), Jørgen Sand Johansen (Arbeids- og Verferdsdirektoratet), Ingunn Aursnes (Uniform). Foran: Idun Helene Høydalsvik (NAV Hordaland), Essi Maki (NAV Bergenshus), Marthe Koch Sæbø (NAV Bergenhus), Anne May Haugsvær (NAV Årstad). Ikke til stede på bildet: Elin Kvadsheim Neset (Koordinerende rådgivende overlege, NAV)

Fra lean til designsprint

Idun Helene Høydalsvik jobber som prosessveileder i NAV Hordaland og var sentral i å få den tredje designsprinten nettopp til Hordaland. Hun forteller at NAV til vanlig arbeider etter lean-metodikk.

«Jeg kjenner igjen enkelte elementer i designsprinten, men det slår meg hvor visuell denne metodikken er. Det er veldig gøy å kunne se en prosess på denne måten».

Høydalsvik forteller videre at de nok vanligvis ikke ville ringt til legen for å få legens perspektiv, som de har gjort i denne prosessen – eller som de skal i morgen; møte fastleger som skal få teste prototypen.

«Men det gir jo all mening å utvikle sammen med de som skal bruke disse tjenestene,» konkluderer hun.

Marthe Koch Sæbø fra NAV Bergenhus viser frem resultetet av en oppgave der én idé skulle bli til åtte.

«Vi tester for å lære, ikke for å bevise»

Det er rolig rundt bordet nå som tredje dag går mot slutten. Prototypen er nesten ferdig og i morgen skal den testes før det hele er over. Over for denne gang; for NAV er dette kun første steg for å ta i bruk ny metodikk.

«Det har vært en veldig gøy, men krevende prosess. Det er godt å få ha fullt fokus i noen dager. Det er mye avbrytelser i hverdagen.»

Gruppen forteller at prosessen har hjulpet dem å bli friere og mer kreative:

«Alle må bidra med sine tanker, og ingen ideer er dårlige. Vi har lært teknikker for å hente frem kreativiteten og bygge på hverandres ideer. Løsningen i prototypen bygger på én eller to personer sin ‹grunnidé›, men vi har alle vært med å bygge den til det den er nå».

«Vi har en tendens til å fokusere nye på begrensninger, men av Ingunn og Maria fikk vi beskjed om å være optimistiske og se etter mulighetene,» forteller én.

Mange ideer skal bli til én, og det kjapt. To personer i sprinten er på forhånd valgt ut til å være «decidere» – de har makt til å ta avgjørelser underveis.

«Den eneste begrensningen har vært tiden,» skyter en annen inn og peker på en stor hvit og rød klokke på enden av bordet. 

I designsprint er tiden som skal brukes på hver øvelse fastsatt. Rammene må holdes, ellers er det fare for at en ikke kommer gjennom hele prosessen innen tiden en har til rådighet.

«Ingunn og Maria har vært litt strenge, men det har vært viktig å ha noen som vet å si stopp og hjelper oss å holde fokus».

Spørsmålet om hva som er det viktigste de har lært, trigger en diskusjon rundt bordet: noen har blitt mer kreative, alle har lært nye verktøy; noen syns det var skummel å tegne, mens andre har følt seg i sitt ess gjennom hele prosessen. 

«Vi har sett hvor viktig det er å involvere den vi utvikler en løsning for. Vi hadde en del antakelser og hypoteser som ble avkreftet ganske raskt i møte med legene. Det var fint å få testet tidlig så vi kunne justere løsningen, utvikle videre og kjapt teste igjen».

«En viktig ting vi har lært er at når vi tester, så gjør vi det for å lære, ikke for å bevise noe».

Les også: